در نشست اختصاصی با ادارۀ کل صیانت، جناب حجت الاسلام و المسلمین ابراهیمیان ویژگی های شاخص مسئولین ساماندهی و نظارت استانها را هوش و ذکاوت، امانتداری، رازداری، دقت و سرعت در انجام امور دانسته و گفت یکی از منشأهای قدرت، اطلاعات درست است. ایشان وظیفه صیانت و بازرسی را کمک به دیگران جهت حل مشکلات به وجود آمده دانستند.

آقای لطیفی، رییس اداره حفاظت، نیز اهم فعالیت ها در خصوص امر حفاظت را در 1- تبیین و تشریح هیأت های بدوی تخلفات اداری و دستور العمل اجرایی آن، 2- نکات قابل توجه در خصوص نحوه و نکات مهم حفاظت فیزیکی، حفاظت از اطلاعات، مراقبت نسبت به تخلیه تلفنی، حفاظت از اسناد و فضای سایبری عنوان نمودند.

در ادامه آقای طاهری، رییس اداره گزینش و بررسی صلاحیت های عمومی، توضیحات لازم در خصوص علت انجام امور گزینشی برای متقاضیان استخدام در کلیه واحدهای حوزوی، شیوه معرفی متقاضیان استخدام در مدیریت های استانی و چگونگی پیگیری های مربوطه وهمچنین نحوه اقدام مناسب در خصوص گزینش کارکنان و یا متقاضیان استخدام در مدارس علمیه را ارائه کردند.

رییس اداره نظارت و بازرسی، خانم ناصح نیز ضمن توضیح و شفاف سازی شرح وظایف اداره نظارت و بازرسی و فرآیند اجرایی آن، به برخی از مواردی که بعضا مدیریت های استانی در فرآیند اجرایی رسیدگی به شکایات رعایت نمی کنند، اشاره نموده و در پایان به سوالات مسئولین ساماندهی و نظارت استانها پاسخ داده شد.

در نشست دوم، رؤسای ساماندهی مدیریت های استانی، با مدیران کل و رؤسای مناطق مختلف معاونت امور حوزه ها به گفتگو نشستند که این گفتمان در چند بخش به انجام رسید. در بخش اول، جناب حجت الاسلام و المسلمین سید محمد واحدی، معاون امور حوزه های علمیه خواهران، سه موضوع نشست های فصلی، بازدیدها و ارتقاء سطح هیئت امنا  را سه مبحث قابل طرح در این دوره دانست و در ادامه نکات کلیدی مرتبط با رؤسای اداره ساماندهی و نظارت را تبیین نمود که نمایندگی از سه مجموعه (برنامه ریزی و نظارت، امور حوزه ها، صیانت و بازرسی)، لزوم تعامل و هماهنگی کامل با مدیر استان و مدارس، ارتباط موثر با مدیران مدارس، برنامه ریزی جهت اجرای برنامه های آموزشی و مهارتی برای کارکنان واحدهای حوزوی و ... از آن جمله بود.

 در ادامه رییس اداره برنامه ریزی معاونت امور حوزه های علمیه خواهران، جناب حجت الاسلام و المسلمین نصیری پور، اهم وظایف مسئولین ساماندهی را تبیین و آیین نامۀ بازدید مدیریت های استانی از مدارس علمیه را تشریح نمود و همچنین توضیحاتی در مورد گزارش بازدیدهای انجام شده توسط استانها را به صورت نموداری ارائه کرد.

بخش دیگر این نشست، به موضوع هیئت امنا اختصاص یافت که جناب حجت الاسلام و المسلمین اسماعیل نیا، مدیر کل ارتباطات و همکاری ها، مباحثی در این زمینه مطرح نموده و خاطر نشان کرد که اگر انتخاب هیئت امنا، درست صورت گیرد و عملکرد خوب و هدفمندی داشته باشند، در راهبری و ارتقاء مدارس مفید فایده می باشد.

سپس رؤسای ساماندهی مدیریت های استانی، نظرات، پیشنهادات و سؤالات خود را در خصوص موضوعات مورد نیاز طرح نمودند که به برخی از آنها پاسخ داده شد.

در ادامه، رؤسای اداره ساماندهی با توجه به تفکیک مناطق از یکدیگر، نشست اختصاصی خود را با رؤسای راهبری مدارس علمیه مرکز در سه منطقه، برگزار کردند که در این نشستها، مباحثی چون تشریح آیین نامه ها و ضوابط مربوط به اداره راهبری و بررسی ابهامات موجود، تبیین فرآیند پیگیری شکایات و درخواست های واصله از استان و مدارس، آسیب شناسی و خلاءهای موجود در هر منطقه، پاسخ به سوالات و ابهامات و درخواست ارائه پیشنهادات و .... مطرح گردید.

شیرازه بند این جلسات، ارائه جمع بندی مباحث توسط حجت الاسلام و المسلمین سید محمد واحدی،  در بخش پایانی این نشست ویژه بود که همراه با ارائه پیشنهادات کاربردی از سوی رؤسای ساماندهی به انتها رسید.